Зачем нужна система документооборота ХАССП? "Стандарт Качества" в Екатеринбурге

ООО «Стандарт Качества», г. Екатеринбург
Тел: 8 (343) 361-27-83
Эл. почта: info@sk9000.ru
Сайт: www.sk9000.ru
skype: sk9000priemnaya

 

Руководители большинства организаций полагают, что создание и внедрение системы управления пищевой безопасностью сродни созданию некой инструкции/ стандарта производства/ документированной схемы, которую один раз создал и положил на видное место, для демонстрации и подтверждения.

Поэтому у них возникает вполне обоснованный вопрос:

 «Зачем нам нужна система документооборота?»

Для того, чтобы получить ответ на данный вопрос, вероятно, нам надо начать с того, что мы дадим определения понятиям, с которыми далее встретимся:

Систе́ма (от др.-греч. σύστημα — целое, составленное из частей; соединение) — множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство.

В нашем случае также удобно будет обращаться к такому понятию, как «завершённый метод практической деятельности», например, система Станиславского.

Ну, и добавим:

Система — комбинация взаимодействующих элементов, организованных для достижения одной или нескольких поставленных целей (ГОСТ Р ИСО МЭК 15288-2005).

Почему нам нужны эти понятия?

Без них нам будет трудно определиться, где система начинается и где заканчивается; нужен или не нужен ей тот или иной процесс, элемент или решение; как и для чего мы измеряем результативность и эффективность ее элементов или самой системы в целом.

Не стоит забывать, что сама система ХАССП – это результат развития космической программы, где нужно было иметь предельную гарантию в том, что продукты питания для космонавтов будут сделаны без малейших отклонений от указанных стандартов.  

Как же это работает?

Вероятно, нам никак не справиться с задачей оценки создаваемой системы, если она не будет внятно спозиционирована, обозначена, описана на столько глубоко и подробно, на сколько это дает ее пользователям или оценщикам возможность провести свой корректный анализ и выработать вердикт – например, система работоспособна и может выполнять свою задачу – в нашем случае способствовать управлению, контролю и анализу соблюдения при производстве продукции норм пищевой безопасности.

Но ведь каждый из пользователей может подойти к этому описанию в своем понятном для него ключе и форме, и тут на выручку к нам приходят стандарты, которые задают нормы и критерии для создания типовых систем.

Таким образом, появляется ГОСТ Р 51705.1-2001, где указаны требования к созданию подобных систем, что в конечном итоге облегчает работу не только прямым интересантам, но и надзорным органам или нашим партнерам, заинтересованным в наличии у Вас понятной для них системы пищевой безопасности.

Мы столкнулись с понятием «стандарт».

Станда́рт (от англ. standard — норма, образец) в широком смысле слова – образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними др. подобных объектов.

Функции он в себе несет разнообразные, как и ответы на различные вопросы управления:

- обеспечение конкурентоспособности и качества продукции (работ, услуг),

- единства измерений,

- рационального использования ресурсов,

- взаимозаменяемости технических средств (машин и оборудования, их составных частей, комплектующих изделий и материалов),

- технической и информационной совместимости,

- сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных,

- проведения анализа характеристик продукции (работ, услуг),

- исполнения государственных заказов,

- добровольного подтверждения соответствия продукции (работ, услуг) и т.д.

В нашем случае стандарт говорит нам о том, что – наша система должна быть документирована (иначе как мы выполним седьмой принцип ХАССП «ведение и хранение документации о выполнении мероприятий по безопасности продукции»), а также она требует управления разработанной документацией (ГОСТ Р 51705.1, п.4.9)

На какие вопросы нам ответит документированная система ХАССП?

Предоставит свидетельства и факты, что, создавая систему пищевой безопасности, мы:

·         Составили перечень опасных факторов и провели анализ рисков (принцип 1)

·         Обозначили в нашем производстве перечень критических контрольных точек (ККТ) (принцип 2)

·         Указали предельные значения параметров, контролируемых в ККТ (принцип 3)

·         Разработали порядок мониторинга критических контрольных точек процесса (принцип 4)

·         Установили порядок действий в случае отклонения значений показателей и порядок проведения корректирующих и предупреждающих действий (принцип 5)

·         Ввели в действие мероприятия по проверке системы ХАССП на результативность и эффективность (принцип 6)

·         У нас существуют процессы управления документацией (ведение и хранение документации о выполнении мероприятий по безопасности продукции) (принцип 7)

Получается, что с точки зрения последовательности документирования системы пищевой безопасности мы, опираясь на заданный стандарт:

- провели работу по анализу нашего производства и продукции, обозначению всех процессов и ресурсов влияющих на пищевую безопасность,

- выработали необходимые критерии для контроля и управления,

- указали, как, кем и в какой последовательности проводится работа по поддержанию обозначенной нами системы в ее актуальном и результативном состоянии.

Итак, часть документов у нас останется как история и свидетельство профессионального подхода к созданию эффективной системы, а часть из нее станет неким описательным стандартом функционирования нашей системы – эталоном нашей жизни.

 Далее, имея на руках свой индивидуализированный стандарт управления системой пищевой безопасности, нам необходимо свидетельствовать, что наша работа по этому стандарту происходит согласно обозначенным в нем формам, правилам, распорядку… иначе, как мы поймем, что это не просто пустое декларирование, или как узнаем насколько созданная нами система способствует получению нужного нам результата, а именно – удерживает в указанном нами значении ситуацию по выпуску безопасной пищевой продукции?

Не опираясь на документированные свидетельства, мы окажемся в большом затруднении, пытаясь анализировать причину очередного сбоя, или кто и как проводил работу в указанный период, или каков был состав ингредиентов, и множество других «или», без наличия которых нам очень тяжело быть уверенными в соответствии конечного продукта, ну или мы просто превращаемся в предприятие, где реализован принцип транспорта 80-тых «совесть – лучший контролер». Может, наше общество и не против такого подхода, но Таможенный союз решил дать всему этому более профессиональную основу.

Потому Роспотребнадзор, приходя к Вам, может заинтересоваться документированными свидетельствами того, что:

1) система у Вас создана благодаря анализу;

2) есть четкое и внятное описание того, как проводится работа по ее функционированию и поддержанию в эффективном и актуальном состоянии;

3) а на рабочих местах идет работа, и есть свидетельства тому, что как оно описано в Вашем стандарте, так все и выполняется.

0